Privacy statement

Op dit moment huurt u, of heeft u in het verleden, een ruimte gehuurd bij INEX. INEX verzameld enkele persoonsgegevens van huurders. INEX respecteert uw privacy. De persoonsgegevens die wij verwerken, worden dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd.

Wij verwerken uw persoonsgegevens volgens de vereisten die de Algemene Verordening Gegevensbescherming daaraan stelt.

In dit privacy statement informeren wij u graag over de veiligheid en privacy van uw persoonsgegevens.

In dit privacy statement informeren wij u over (1) welke persoonsgegevens wij verwerken, (2) waarvoor wij uw persoonsgegevens gebruiken, (3) hoe lang wij uw persoonsgegevens bewaren, (4) over wat uw rechten zijn en op welke manier u die rechten kunt uitoefenen, en (5) over de beveiliging van uw persoonsgegevens.

1. Persoonsgegevens die wij verwerken

Doordat u een ruimte huurt, of heeft gehuurd, bij INEX heeft u diverse gegevens verstrekt. Dat kunnen oa. persoonsgegevens zijn. Deze persoonsgegevens zijn gebruikt voor het opstellen van de huurovereenkomst voor de ruimte die u bij ons huurt, of heeft gehuurd.
Deze gegevens zijn alleen beschikbaar voor medewerkers van INEX en zijn niet inzichtelijk voor derden. Het kan voorkomen dat uw e-mail adres of telefoonnummer verstrekt wordt aan derden die uit opdracht van INEX werkzaamheden uitvoert aan of in de gehuurde ruimte.
Deze partij zal de gegevens alleen gebruiken voor communicatieve doeleinde om u op de hoogte te houden van de werkzaamheden of een afspraak te plannen voor de werkzaamheden.

Wij vragen u de volgende gegevens te verstrekken die wij nodig hebben voor het opstellen van het huurcontract en contact te houden inzake de gehuurde ruimte:

• Kopie Identiteitsbewijs
• Kopie Bankrekeningnummer van het bedrijf / particulier die de ruimte gaat huren (ivm het incasseren van de maandelijkse huurpenningen).
• BTW nummer (nodig voor het opteren voor de belaste verhuur)
• Kopie uittreksen van de Kamer van Koophandel bij zakelijke verhuur
• Huidige adres ivm het versturen van correspondentie
• E-mail adres voor communicatie tbv de gehuurde ruimte
• Telefoonnummers, voor communicatie tbv de gehuurde ruimte

U verstrekt de gevraagde gegevens zelf aan INEX, hierdoor geeft u toestemming om deze persoonsgegevens te verwerken. Wij bewaren deze gegevens, die in dit privacy statement genoemd worden, om de echtheid van het huurcontract aan te tonen en voor communicatie doeleinden ten behoeve van de gehuurde ruimte.

2. gebruik van uw persoonsgegevens

Doelen van verwerking

Wij gebruiken je persoonsgegevens voor de volgende doelen, en alleen als het gebruik voor dat doel nodig is:

• Opmaken van het huurcontract.
• Aantonen echtheid van het huurcontract
• Communicatie tbv de gehuurde ruimte
• Informeren over wijzigingen van onze diensten/producten.

Ontvangers van persoonsgegevens

Wij maken voor onze dienstverlening gebruik van andere partijen die onder onze verantwoordelijkheid werkzaamheden uitvoeren (bijvoorbeeld onderhoudsbedrijven voor het controleren van de brandhaspels, verzekeringsinspecteurs, etc). Indien dit nodig is voor de uitvoering van de werkzaamheden delen wij uw persoonsgegevens met deze derden. Met deze partijen worden overeenkomsten gesloten, zodat uw persoonsgegevens op dezelfde manier tegen misbruik zijn beveiligd als bij ons.

Wij zullen uw gegevens niet aan derden verstrekken, tenzij dat noodzakelijk is in het kader van de levering van de dienst of indien dit wettelijk verplicht is. In geval van een vermoeden van fraude of misbruik van de gehuurde ruimte, kunnen wij persoonsgegevens aan de bevoegde autoriteiten overhandigen.

3. Bewaren persoonsgegevens

Wij bewaren uw persoonsgegevens zolang wij deze nodig hebben voor het doel waarvoor wij uw gegevens in eerste instantie hebben gekregen.

Uw gegevens 
De gegevens die u verstrekt heeft bewaren wij gedurende de periode dat de huurovereenkomst van kracht is. Na beëindiging van de huurovereenkomst 10 jaar, daar dit een onderdeel is van de administratie en daarvoor de fiscale bewaarplicht geldt.

4. Uw rechten

U heeft het recht op inzage, rectificatie, gegevenswissing, overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens en het intrekken van uw toestemming. Hieronder leggen wij uit wat dit inhoudt.

Inzage
U heeft recht op inzage in de persoonsgegevens die wij van u hebben en informatie waarvoor wij die persoonsgegevens gebruiken. U kunt een hiervoor een verzoek indienen, schriftelijk of per e-mail. Vermeld in uw verzoek welke gegevens u wilt inzien.

Rectificatie
U heeft recht op correctie (rectificatie) van onjuiste persoonsgegevens die op u betrekking hebben. Dit kunt u schriftelijk of per e-mail kenbaar maken waarna INEX dit zal aanpassen.

Gegevenswissing
U kunt ons vragen uw persoonsgegevens te wissen als volgens u één van de volgende gevallen van toepassing is:
indien u persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor wij ze hebben verzameld/verwerkt;
indien u uw toestemming intrekt (voor zover uw gegevens worden gebruikt op grond van uw toestemming);
indien u bezwaar maakt tegen de verwerking van uw persoonsgegevens;
indien wij uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerken.

Vermeld in uw verzoek welke gegevens u wilt laten wissen en waarom u vindt dat wij dit moeten doen.

Gegevensoverdraagbaarheid/dataportabiliteit
U heeft het recht om uw gegevens in gestructureerde vorm op te vragen. Hiervoor zullen we u vragen u te identificeren. U ontvangt de door uw verstrekte gegevens per post of per e-mail retour. Uw gegevens worden pas verwijderd als u hier een schriftelijk verzoek voor heeft ingediend.

Toestemming
Als wij alleen met uw toestemming uw persoonsgegevens gebruiken, dan mag u deze toestemming altijd weer intrekken. De intrekking van uw toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Het intrekken van uw toestemming heeft dus geen gevolgen voor al uitgevoerde handelingen.

5. Uw rechten uitoefenen

Als u een beroep wilt doen op één van de rechten zoals die hierboven genoemd zijn, kun je daarvoor een verzoek indienen. We vertellen u dan binnen een maand wat we met uw verzoek hebben gedaan. Als uw verzoek erg ingewikkeld is, kan deze termijn met nog eens twee maanden door ons worden verlengd. Als wij de termijn willen verlengen, laten wij u dat binnen een maand na ontvangst van uw verzoek weten.

U kunt uw verzoek per brief of elektronisch bij ons indienen. Onze contactgegevens staan vermeld onder 7.

Als uw verzoek niet wordt uitgevoerd, vertellen we uw dat zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen één maand na ontvangst van het verzoek. Als u het daarmee niet eens bent, kun u daarover een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-over-gebruik-persoonsgegevens).

6. Beveiliging persoonsgegevens

Uw privacy is belangrijk voor ons. Daarom zijn onze systemen en programma’s adequaat beveiligd. Wij nemen beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te beperken. In het bijzonder nemen wij de volgende maatregelen:

– Toegang tot persoonsgegevens wordt afgeschermd met een gebruikersnaam en wachtwoord
– Secured communicatie met server (HTTPS / SSL)
– De fysieke toegang tot de servers waar de gegevens zijn opgeslagen, is beperkt tot geautoriseerde personen.

7. Contactinformatie

IN.OG Exploitatie van Onroerend Goed BV (INEX)
Transistorstraat 91-11
1322 CL  ALMERE
tel: 023 – 205 1515
kvk: 39039727

E-mailadres: info@inexverhuur.nl

8. Wijzigingen

Dit privacy statement kan wijzigen. De laatste versie kun je vinden op onze website. De datum van de laatste wijziging vind je onderaan dit statement.

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 24 mei 2018.